Die Wahl des passenden Kassensystems und der möglichen Bezahlmethoden für Kunden ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Gründung eines Geschäfts. Ob im Einzelhandel oder in der Gastronomie: Kunden müssen ihre Rechnungen bezahlen und Betreiber müssen dafür eine Kasse betreiben. In Deutschland gibt es strenge Regeln für diese Kassen in lokalen Geschäften. Dennoch gibt es eine Vielzahl möglicher Bezahlmethoden und Kassensysteme. Wir geben daher einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Angebote von Kassensystemen im Einzelhandel und der Gastronomie, über die verschiedenen Bezahlmethoden, die Einzelhändler ihren Kunden bieten können, sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen für das korrekte Betreiben einer Kasse vor Ort. Außerdem beleuchten wir Vor- und Nachteile verschiedener Angebote und Systeme.
Gesetzlicher Rahmen für Kassensysteme
Egal welche Geschäftsidee ein Gründer verfolgt, n einer Stelle stehen alle Gründer vor der gleichen Frage: Sie alle brauchen für Ihr Geschäft eine Kasse, müssen ihre Umsätze dokumentieren und dem Kunden eine korrekte Rechnung ausstellen können. Für nahezu alle lokalen Geschäfte ist daher eine Registrierkasse unverzichtbar, die Barumsätze dokumentiert und Belege erstellt. Das trifft Gastronomiebetriebe genauso wie den Einzelhandel, den Friseur oder andere Dienstleister und Händler. Wie diese Dokumentation auszusehen hat und welche Umsätze genau dokumentiert werden müssen, ist in Deutschland gesetzlich geregelt und wird auch von den Finanzämtern kontrolliert. Werden bei einer Kontrolle Regelverstöße festgestellt, kann das schnell hohe Bußgelder zur Folge haben. In den vergangenen Jahren haben die Finanzämter ihre Kontrolltätigkeit stark ausgeweitet. Gleichzeitig wurden die Gesetze für das richtige Führen einer Kasse verschärft. Das Risiko mit einem falschen Kassensystem erwischt zu werden ist dadurch ebenso stark angestiegen.
Welche Anforderungen muss eine Kasse erfüllen?
Insbesondere an eine elektronische Kasse stellt das Gesetz hohe Anforderungen. Wir haben einmal aufgelistet, welche Funktionen unbedingt in einer solchen Kasse enthalten sein müssen. Umfasst eine Kasse nicht alle diese Funktionen, ist entweder eine Nachrüstung oder ein Ersatz zwingend vorgeschrieben.
- Ausgeben von Z-Bons
- Entnahmen dokumentieren
- Stornos buchen
- Retouren und Rückgaben verbuchen
- Dokumentation des Zahlungsmittels
- Einzelpositionen abrufbar machen
- Abruf des Programms nach jeder Änderung
- Abrufbarkeit der Bedienanleitung und der Programmieranleitung
- Datenspeicherung über Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Wer in seinem Geschäft überwiegend Barumsätze verbucht, muss zur Betriebsprüfung durch das Finanzamt für jeden Tag einen Gesamtkassenstreifen und eine Z-Bon vorweisen, sofern eine elektronische Registrierkasse verwendet wird. Diese muss alle Ein- und Ausgaben lückenlos erfassen
Verzicht auf eine elektronische Registrierkasse
Ist in einem Geschäft eine elektronische Registrierkasse vorhanden, gelten die vorgenannten Bedingungen zwingend. Allerdings ist es in Deutschland nicht vorgeschrieben, überhaupt eine elektronische Registrierkasse zu führen. Alternativ kann in einem Ladengeschäft auch eine offene Ladenkasse verwendet werden, an die all diese Anforderungen nicht gestellt werden. Einzige Bedingung in diesem Fall ist, dass jeden Tag ein Kassenbericht erstellt wird, der die Tageseinnahmen auflistet und berechnet.
Service-Funktionen einer Kasse
Neben den rechtlichen Anforderungen stellt sich für Gründer und Geschäftsleute zusätzlich die Frage, welche Serviceleistungen durch die Kasse erfüllt werden können, um die Kundenerfahrung vor Ort zu optimieren. So ist die Kundenerfahrung in der Regel bereits dadurch deutlich besser, wenn der Bezahlvorgang schnell und ohne Probleme durchgeführt werden kann. Wenn Bestellungen in einen anderen Bereich weitergeleitet werden müssen, beispielsweise in der Gastronomie in die Küche oder in einem größeren Ladengeschäft zur Warenausgabe, kann auch diese Funktion integriert in das Kassensystem das Kundenerlebnis optimieren.
Wahl der richtigen Kassenart
Oben wurde bereits erläutert, dass es verschiedene Kassenarten gibt, die jeweils spezifische Vor- und Nachteile haben. Hier listen wir die wichtigsten Unterschiede auf und gehen genauer auf die speziellen Eigenarten der Systeme ein.
Die offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse ist die altmodische Option für all jene, die sich gegen eine elektronische Registrierkasse mit all ihren detaillierten gesetzlich klar definierten Funktionen entscheiden. Sie ermöglicht es, ohne alle diese speziellen Funktionen zu kassieren und dennoch die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen. Das funktioniert, in dem neben der offenen Ladenkasse täglich ein vollständiger Kassenbericht geführt wird, der die Tagesumsätze ausweist. Hier ist allerdings zu beachten, dass Finanzämter auf eine möglichst fälschungssichere Art des Kassenberichts bestehen. Das schließt in aller Regel selbst erstellte Excel-Tabellen mit den Tagesumsätzen aus, weil diese zu leicht manipulierbar sind. Vielmehr ist der handgeschriebene Kassenbericht auf einem vorgefertigten Berichtsformular für die Tagesumsätze nahezu die einzige Möglichkeit, den Anforderungen der Finanzämter gerecht zu werden. Wer seine Buchführung digitalisieren möchte, kommt um Kassensysteme, die den modernen Anforderungen der Betriebsprüfer gerecht werden, nicht herum.
Die elektronische Registrierkasse
Die elektronische Registrierkasse zeichnet sich dadurch aus, dass sie den strengen gesetzlichen Anforderungen an die Kassenführung gerecht wird und gleichzeitig eine digitale und effiziente Lösung für das Kassieren bietet. Die Registrierkasse ist spätestens seit ihrer verpflichtenden Einführung im Jahr 2017 in aller Munde. Zwar gibt es weiterhin die Ausnahme der möglichen Verwendung einer offenen Ladenkasse. Diese bringt jedoch die oben beschriebenen Probleme mit sich. Die Registrierkasse erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Kasse und hat somit eine Vielzahl von Funktionen, die Manipulationen der Barumsätze nahezu ausschließen sollen. Dazu gehört, dass ausnahmslos alle Bargeldumsätze nachvollziehbar sein müssen. Bei der Steuerprüfung muss die Kasse kurzfristig alle erforderlichen Daten dem Prüfer zur Verfügung stellen können. Alle Buchungen müssen unveränderbar gespeichert sein und Daten müssen für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gespeichert werden.
Die Registrierkasse unterscheidet sich von integrierten Systemen wie der PC-Kasse oder einem POS-Kassensystem vor allem in ihrer Komplexität. Während eine einfache Registrierkasse nur die Kassenumsätze verbucht und speichert, können andere Systeme auch in weitere Bereiche des Geschäfts integriert werden und dadurch zur Optimierung von Prozessen und Kostenstrukturen beitragen.
Die PC-Kasse
Bei der PC-Kasse wird in der Regel ein Computer mit der Kasse verbunden. Diese Symbiose ermöglicht die Bereichsübergreifende Vernetzung des Kassensystems mit anderen Geschäftsprozessen. Darin liegt der Hauptvorteil der PC-Kasse. Verglichen zur einfachen Registrierkasse profitieren Nutzer einer PC-Kasse allerdings auch von einer platzsparenderen Ausführung, weniger Papierverbrauch, weil Daten vollständig digital archiviert werden, zahlreichen Zusatzfunktionen und einer höheren Flexibilität.
Das POS-Kassensystem
Sogenannte POS-Kassensysteme (POS = Point of Sale) sind umfassende Kassensysteme, die zahlreiche andere Aspekte der Warenwirtschaft integrieren und Dienste zum Speichern und Auswerten wichtiger Kennzahlen bereitstellen. Sie verfügen oft beispielsweise über eine integrierte Kundendatenbank und lassen sich mit anderen Bereichen des Geschäfts, beispielsweise dem Lager vernetzen. Dank dieses umfassenden zusätzlichen Leistungsportfolios tragen POS-Kassensysteme dazu bei, das Kundenerlebnis an der Kasse zu optimieren. Zahlungen sollen einfach und schnell abgewickelt werden. Zudem erlauben POS-Kassensysteme häufig die Erstellung von wichtigen Statistiken und haben oft eine direkte Verknüpfung zur eigenen Buchhaltung. Eine wichtige Funktion, die einen bedeutenden Beitrag zur Effizienzsteigerung leistet, ist die integrierte Erfassung des Warenbestandes, was das POS-Kassensystem zu einem Werkzeug zur Inventur werden lässt. Moderne POS-Angebote können auch zur Unterstützung von Rabatt-Angeboten und Treueprogrammen genutzt werden.
Wichtig zu beachten ist, dass POS-Kassensystem auch die strengen neuen Anforderungen an elektronische Registrierkassen erfüllen müssen. Das ist bei älteren Systemen nicht immer der Fall, weshalb ein Update oder ein Ersatz dieser Systeme zwingend notwendig sein kann.
Die richtige Kasse finden
Welche Kasse für ein Geschäft nun die Richtige ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Im vorangegangenen Teil haben wir bereits ausführlich dargelegt, welche verschiedenen Kassenmodelle zur Verfügung stehen, was deren Eigenarten sind und wo Vor- und Nachteile liegen. Welche Kasse für ein Geschäft das richtige Modell ist, hängt allerdings letztlich nicht nur von diesen Faktoren ab. Wichtig ist vor allem, welche Anforderungen eine Kasse in dem speziellen Anwendungsfall erfüllen muss. Dazu kann es hilfreich sein, sich einmal ein detailliertes Bild davon zu machen, welche Aufgaben die Kasse im laufenden Betrieb zu erfüllen hat. Hier kann Punkt für Punkt aufgelistet werden, was die Kasse leisten muss. So ist es beispielsweise eine wichtige Frage, ob die Kasse eine Schnittstelle zur eigenen Buchhaltung haben soll. Ist diese Anforderung wichtig, kommen nur solche Kassen infrage, die auch mit der eigenen Buchhaltungssoftware harmonieren.
Wer sich noch nicht für ein bestimmtes Kassenprofil entschieden hat und sich bei der Wahl des richtigen Kassensystems noch unsicher ist, kann auch auf das Angebot einer kostenlosen Testnutzung zahlreicher Anbieter eingehen. Hier können verschiedene Versionen ausprobiert werden und es entsteht ein genaueres Bild darüber, was eine Kasse leistet und wie gut das zu den eigenen Anforderungen passt. Neben Fragen zum Leistungsumfang der gesuchten Kasse ist auch wichtig zu prüfen, welche anderen Eigenschaften die Kasse mitbringen muss. Zu einem Kassensystem gehört beispielsweise immer auch eine Hardware. Hier stellt sich die Frage, ob diese Kassen-Hardware flexibel sein muss oder ob ein stationäres System ausreicht. Zudem muss geklärt werden, wie viel Platz die Kasse in Anspruch nehmen kann, damit sich noch ins Geschäft passt. Auch zusätzliche Leistungen wie die Möglichkeit des mobilen Bezahlens werden heute immer wichtiger und sollten daher bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems beachtet werden.
Wichtige Kriterien zur Wahl des Kassensystems
Weil das Anforderungsprofil an das richtige Kassensystem so umfassend ausfällt, haben wir einmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst, die bei der Entscheidung für eine Kasse immer eine wichtige Rolle spielen. Diese Punkte zu beachten ist eine wichtige Grundlage bei der Wahl des passenden Kassen-Modells.
GoBD-Konformität der Kasse
Die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Betrieb einer elektronischen Registrierkasse haben wir oben bereits ausführlich erläutert. Bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems steht daher außer Frage, dass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden müssen. Das bedeutet, dass die Kasse gemäß der gesetzlichen Vorgaben vor Manipulationen geschützt sein muss, dass Daten jederzeit kurzfristig abrufbar sein müssen und dass diese Daten jederzeit auswertbar sind. Zudem muss die Kasse die Speicherfrist von 10 Jahren einhalten, in denen es noch zu einer rückwirkenden Kassenprüfung kommen kann. Dass diese Bedingungen erfüllt sein müssen, zeigt spätestens ein Blick auf die Strafen, die Finanzämter bei der Verwendung von unrechtmäßigen Kassensystemen verhängen dürfen.
Leichte Bedienbarkeit der Kasse
Eine Kasse muss nicht nur die vielfältigen technischen Anforderungen erfüllen, die der Gesetzgeber oder die geschäftlichen Erfordernisse an das System stellen. Sie muss vor allem auch vom Personal schnell und unkompliziert bedienbar sein. Außerdem sollte neues Personal schnell in der Bedienung der Kasse eingelernt werden können. Viele Angebote von Kassensystemen erfüllen diese Anforderungen nicht. Eine schwer bedienbare Kasse hat letztlich aber einen schlechten Service für Kunden zur Folge, weshalb schon vor der Anschaffung im Testbetrieb auf diesen wichtigen Faktor geachtet werden sollte.
Schnittstelle zur eigenen Buchhaltung
Wer ein digitalisiertes System für seine Buchhaltung verwendet, würde einen unnötigen Mehraufwand betreiben, wenn das gewählte Kassensystem mit dem System der eigenen Buchhaltung nicht kompatibel wäre. Hier ist zu beachten, dass nicht alle Kassensystem eine entsprechende Schnittstelle anbieten und dass Schnittstellen von Kassensystemen nicht zwingend zu jeder Buchhaltung passen. Moderne Kassensystem ermöglichen außerdem einen schnellen und leichten Export aller Daten und die direkte Übermittlung an den Steuerberater oder Buchhalter.
Flexibilität der Kasse
Manche Situationen erfordern eine besonders hohe Flexibilität der Kassensysteme. Das ist nicht nur in der Gastronomie der Fall und sollte bei der Wahl des richtigen Kassensystems beachtet werden. Darüber hinaus gilt bereits bei der Anschaffung der Kasse zu bedenken, dass das Geschäft in Zukunft wachsen soll. So sollte ein Kassensystem gewählt werden, dass mit den eigenen Anforderungen wachsen kann. Außerdem sollte die Kasse in bestehende Systeme integrierbar sein, damit es nicht zu Reibungen in den Abläufen kommt.
Zweckdienliche Kasse wählen
Insgesamt gilt bei der Wahl der Kasse genau zu analysieren, was das Kassensystem letztlich leisten können muss, um effizient einsetzbar zu sein. Wichtige Funktionen, die im Tagesgeschäft unabdingbar sind, sollten daher bei der Auswahl des richtigen Systems keinesfalls vergessen gehen. Um sicherzustellen, dass die gewählte Kasse auch wirklich alle erforderlichen Funktionen hat, sollte der Geschäftsablauf detailliert aufgelistet werden. Anschließend sollte abgeglichen werden, wie dieser Ablauf mit den Funktionen des gewählten Kassensystems harmoniert. Sollte es in diesem Gedankenspiel zu Reibungen kommen, muss bei der Wahl der Kasse unbedingt nachjustiert werden. Dabei sollten auch die Kosten für das Kassensystem nicht auf den ersten Blick abschrecken. Zunächst sollte bedacht werden, welche Kosten durch die vorhandene Funktionalität eingespart werden kann und welchen Wert die durch eine effiziente Kasse gewonnene Flexibilität und Leistungsfähigkeit mit sich bringt.
Wahl der Kasse: Elektronisch oder manuell?
Bei all der Auswahl an verschiedenen Modellen von Kassen stellt sich allerdings zunächst eine viel grundsätzlichere Frage: Soll eine elektronische Registrierkasse her, oder reicht das traditionelle Konzept der offenen Ladenkasse für die eigenen Zwecke völlig aus? Zudem stellt sich die Frage, welche Anforderungen an die Kasse selbst gestellt werden. Sollen ausschließlich Eingänge und Ausgänge von Bargeld erfasst werden, kann das im kleinen Rahmen auch durch eine offene Ladenkasse geschehen, deren Bilanz täglich über einen manuell erstellten Kassenbericht erfasst wird. Auch bei größeren Umsätzen kann eine einfache elektronische Registrierkasse bereits ausreichend sein. Insbesondere dann, wenn von der Kasse keine weiteren Leistungen oder Systemintegrationen erwartet werden. Wenn diese Optionen für das eigene Geschäft tatsächlich ausreichen, gehen damit auch geringere Kosten für das Kassensystem einher. Doch nicht in jedem Fall ist eine offene Ladenkasse oder eine einfache Registrierkasse ausreichend. Häufig kann es sinnvoll sein, etwas mehr in ein komplexes Kassensystem zu investieren, das dann anschließend viele wichtige Effizienzsteigerungen erzeugt.
Mobiles Bezahlen: moderne Zusatzfunktionen
Ein wichtiger Trend hat sich in den vergangenen Jahren immer mehr herauskristallisiert und hat auch einen bedeutenden Einfluss auf die Wahl des richtigen Kassensystems. Immer häufiger zahlen Kunden an der Kasse nicht mehr bar, sondern wählen eines der vielfältigen mobilen Bezahlsysteme. Auch darauf sollte bei der Anschaffung eines neuen Kassensystems Rücksicht genommen werden. Die Akzeptanz mobiler Bezahloptionen wird von Kunden immer häufiger als selbstverständlicher Service verstanden.
Für den Kunden liegt der Vorteil des mobilen Bezahlens unmittelbar auf der Hand. Während in der Vergangenheit mühsam das Kleingeld gezählt oder die Bezahlkarte aus dem Portmonee gekramt werden musste, reicht heute in vielen Fällen bereits das eigene Smartphone. Das haben die meisten Menschen heute ohnehin stets zur Hand. Auch aus Sicht der Händlers kann diese Einfachheit eine interessante Option bieten. Auf der einen Seite lässt sich mit der Akzeptanz des mobilen Bezahlens der Service am Kunden optimieren. Auf der anderen Seite können Abläufe an der Kasse weiter optimiert werden, was letztlich Einsparungen ermöglicht.
Dieser Trend ist keineswegs auf den Online-Handel beschränkt und wird in den kommenden Jahren auch das Bezahlen im Einzelhandel revolutionieren. Wer sich bereits heute darauf einstellen will, sollte bei der Wahl des Kassensystems daher unbedingt auf die Funktionen zum mobilen Bezahlen achten.
Auch die Kasse kann mobil werden. Dieser Trend muss sich keineswegs auf die Flexibilität auf Kundenseite beschränken, sondern bietet auch völlig neue Optionen für die Mobilität der eigenen Kasse. So können kleine Kassengeräte wie beispielsweise Tablets durch das ganze Geschäft transportiert werden. So könnte in Zukunft Wirklichkeit werden, dass die Kasse zum Kunden kommt und dieser nicht mehr in einer Schlange darauf warten muss, bis er an der Reihe ist.
